L’onboarding è il momento in cui un’azienda dà il benvenuto a un neoassunto mettendo in atto una serie di azioni che hanno l’obiettivo di far ambientare il nuovo arrivato o la nuova arrivata nel più breve tempo possibile.
L’organizzazione e la gestione delle attività di onboarding compete al reparto Risorse Umane e nell’immaginario comune queste attività riguardano esclusivamente le relazioni tra colleghi, i momenti di socializzazione e di dialogo in presenza.
Tuttavia, l’accoglienza del nuovo impiegato può richiedere moltissime energie che grazie all’uso dell’intelligenza artificiale in azienda, potranno essere gestite in maniera ottimale.
Molte grandi imprese, infatti, ricorrono sempre più di frequente all’uso di Onboarding Chatbot, Training Chatbot, HR Virtual Assistant e sistemi di recruiting automation per rendere le attività delle Risorse Umane sempre più performanti ma soprattutto per migliorare la comunicazione interna e la Employee Experience.
Indigo.ai realizza soluzioni di intelligenza artificiale pensate proprio per rispondere a questa esigenza tanto comune in aziende di medio-grandi dimensioni. Per scoprire tutte le funzionalità della piattaforma è sufficiente chiedere una demo gratuita.
Come migliorare l’Employee Experience introducendo un chatbot in azienda?
Migliorare l’Employee Experience, cioè l’esperienza in azienda del lavoratore, è tra gli obiettivi principali di molte aziende perché un dipendente soddisfatto è anche un dipendente più produttivo.
Affinché l’esperienza del lavoratore possa essere migliorata si rende necessario mappare l’Employee Journey, cioè l’intero percorso che ciascun individuo fa in azienda così da rilevare dati utili per migliorare i processi interni.
Oggi, grazie ai sistemi di intelligenza artificiale, tutto questo non è un’utopia e può essere fatto in maniera completamente automatizzata, sicura e rapida.
L’uso di un Onboarding Chatbot cioè di un bot progettato per svolgere funzioni di accoglienza e di orientamento del neoassunto, ha numerosi vantaggi e può essere applicato in diverse fasi del Employee Journey.
Rispondere ai dubbi del candidato in fase di selezione
Durante la fase di selezione e di avvicinamento del nuovo candidato all’azienda, infatti, può succedere che un piccolo “neo” faccia cambiare opinione al futuro dipendente, portando la persona a non voler lavorare con quella realtà. Per evitare questo tipo di scenari si potrà ricorrere ad un Onboarding Chatbot in grado di rispondere ai dubbi del candidato in fase di selezione.
Supportare il neoassunto nello svolgimento del lavoro
Il chatbot inoltre, potrà essere integrato in una piattaforma di Employee Experience all’interno della quale il neoassunto potrà continuare a porre domande al bot, ottenere istruzioni e informazioni più dettagliate sul lavoro che dovrà svolgere, richiedere supporto durante le operazioni collaterali al lavoro come, ad esempio, la compilazione della documentazione necessaria per l’assunzione.
Recuperare tutti i documenti necessari per formalizzare l’assunzione
La fase di compilazione dei documenti può essere lunga e noiosa per chi si occupa delle risorse umane. Cercare tutti i dati, collaborare con il nuovo arrivato e produrre concretamente i documenti, sono tutte attività che potrebbero portare via molto tempo ed energie.
Grazie ai sistemi di intelligenza artificiale anche questo passaggio potrà essere automatizzato. Sarà il bot ad occuparsi di selezionare i dati, di verificarne la veridicità, di raccogliere le informazioni e di convogliarle all’interno dei documenti che potranno servire per avviare l’attività del nuovo arrivato.
Tenere traccia dei progressi e studiare un approccio mirato
Il chatbot può aiutare il neoassunto a tenere traccia dei propri progressi fornendo così informazioni utii anche alle risorse umane, che potranno valutare l’applicazione di un approccio mirato in caso di crticità iniziali.
L’AI al fianco dei dipendenti durante l’intero Employee Journey
Sistemi di AI come gli Onboarding Chatbot non servono solamente a snellire le operazioni di selezione e a compilare i documenti ma sono una risorsa preziosa grazie alla quale migliorare l’intero Employee Journey.
Oltre a consentire una più agevole comunicazione tra i diversi reparti, l’intelligenza artificiale aiuta anche a ridurre il margine di errore nella compilazione e nell’inserimento dati.
Un sistema di intelligenza artificiale potrà svolgere questo compito non solo egregiamente ma anche con velocità e precisione. Si eliminerà quindi l’errore umano e si andranno ad individuare in modo tempestivo tutti gli eventuali problemi legati a una pratica. Ciò riduce notevolmente lo stress a cui sono sottoposte alcune categorie di lavoratori e fa sì che queste possano dedicarsi con maggiore serenità ad attività più produttive.
Un altro aspetto importante del Employee Journey che riguarda sia i neoassunti sia i lavoratori “storici” è il training.
Un nuovo impiegato, infatti, pur essendo qualificato per svolgere la sua attività avrà bisogno di un periodo di apprendistato nel quale imparerà a svolgere concretamente i propri compiti in azienda.
Un tempo la mansione legata al training veniva affidata a persone più esperte mentre oggi questo compito potrà essere gestito tranquillamente dai programmi di Onboarding and Training Chatbot che possono rendere il processo di apprendimento non solo più semplice ed efficace ma anche più divertente.
Allo scopo si potranno realizzare tutorial con risposte immediate e approntare quiz e compiti a risposta multipla grazie ai quali il lavoratore potrà immediatamente testare le sue nuove competenze.
Queste sono soltanto alcune delle molteplici applicazioni dell’intelligenza artificiale in azienda. Scopri di più su come creare un chatbot grazie alla piattaforma AI Indigo.ai ideata per progettare soluzioni intelligenti di Employee Experience personalizzate per la tua azienda.
