All’interno delle aziende il rapporto tra i diversi reparti, e anche semplicemente tra i diversi impiegati, è cruciale. È per questo motivo che la comunicazione interna aziendale è uno degli argomenti che più appassionano coloro che si occupano di intelligenza artificiale e che hanno come obiettivo quello di renderla più efficace ed efficiente.
Come si può raggiungere questo risultato? Utilizzando tecniche e risorse che, pian piano, si stanno diffondendo anche all’interno di ambienti che non erano proprio “tecnologici” e mediante l’implementazione di software di messaggistica aziendale.
I software di messaggistica aziendale rendono la comunicazione tra reparti più efficiente e accessibile.
La comunicazione interna aziendale è un tasto dolente per moltissime realtà.
Molti impiegati, infatti, temono il lunedì non tanto per il rientro al lavoro quanto per l’enorme mole di e-mail che dovranno leggere e a cui dovranno rispondere per poter svolgere le proprie mansioni. Ciò è ancor più vero per alcuni settori aziendali, come l’amministrazione.
In tanti casi però, le informazioni condivise tra le diverse parti dell’azienda risultano superflue e ripetitive, il che obbliga il dipendente o il collaboratore a svolgere un’attività di continua scrematura e di risposta a domande che potrebbero tranquillamente essere gestite dall’intelligenza artificiale in azienda.
Ed è proprio qui che intervengono i software di messaggistica interna grazie ai quali è possibile gestire i flussi di informazioni in modo più efficiente anche all’interno dell’Intranet.
Grazie ai software di messaggistica aziendale è possibile gestire diversi aspetti delle attività che riguardano il team di lavoro, dall’indicazione delle ferie alla prenotazione dei viaggi fino alla gestione dei turni di lavoro, il tutto attraverso la semplice interazione con chatbot aziendale o un assistente virtuale accessibili anche gli impiegati meno avvezzi all’utilizzo delle tecnologie.
Ottimizzare la ricerca di dati e informazioni riduce tempi e costi di gestione.
Uno dei settori nei quali la comunicazione interna aziendale e l’uso dell’intelligenza artificiale in azienda, è più sviluppato è quello della ricerca di dati e di informazioni.
Un lavoratore può impiegare ore per ritrovare dei dati, organizzarli e condividerli con altri settori della sua azienda.
L’utilizzo di software intelligenti in grado di leggere, interpretare e organizzare i dati, contribuirà significativamente a snellire questi processi interni.
Grazie all’applicazione dell’intelligenza artificiale alle attività di internal communication, quindi, il lavoratore potrà dedicare maggiore tempo e attenzione ad attività a più alto valore per l’azienda e, soprattutto, ottenere le informazioni di cui ha bisogno in tempi brevi, riducendo anche il margine di errore ed accrescendo invece i livelli di accuratezza del risultato ottenuto.
Applicazioni pratiche dell’intelligenza artificiale alla comunicazione interna aziendale.
Per approfondire ulteriormente l’argomento sarà possibile individuare specifici impieghi dell’intelligenza artificiale in azienda anche per le comunicazioni interne.
Si può pensare all’organizzazione delle trasferte aziendali. Spesso è la segreteria a dover gestire questo tipo di aspetto effettuando lunghe ricerche ed inviando, in tanti casi più di una volta, i dettagli relativi alla trasferta ai singoli dipendenti.
Con un sistema di chatbot, invece tutto il processo di selezione e di prenotazione diventerà semplice e immediato, e anche la condivisione delle informazioni sarà automatizzata senza richiedere un continuo scambio di dati dalla segreteria ai soggetti che dovranno impegnarsi nella trasferta.
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Anche la gestione del database potrà essere fatta utilizzato un chatbot a cui richiedere di ritrovare dei documenti o dei dati, e tutta la parte di ricerca verrà automatizzata.
I tempi di ricerca, quindi, verranno ottimizzati così come i risultati, che potranno essere condivisi comodamente e in pochi minuti con tutti coloro che abbiano la necessità di accedervi.
Sempre nella comunicazione interna aziendale si trovano esempi di applicazione dell’intelligenza artificiale, come può accadere per la gestione del magazzino, oppure per l’invio automatizzato di ticket e alert al personale.
Non sarà più il singolo dipendente a dover realizzare manualmente queste operazioni ma tutto sarà lasciato nelle mani (sapienti) del software di intelligenza artificiale.
Alcuni esempi virtuosi di comunicazione interna aziendale supportata da intelligenza artificiale
L’affidamento della comunicazione interna aziendale a programmi e software di intelligenza artificiale è già avvenuto per alcune importanti realtà in settori molto diversi, e ha portato incredibili vantaggi in termini di ottimizzazione dei flussi di lavoro ma anche di acquisizione di conoscenze e dati preziosi.
Un caso interessante riguarda un importante gruppo italiano nel settore Banking che ha scelto di dotarsi di un chatbot per ridurre il carico di lavoro del customer care centrale.
I dipendenti della banca, infatti, utilizzavano un software ormai vetusto per svolgere azioni sporadiche. Sia l’anzianità del software sia la poca esperienza dei dipendenti, dovuta all’utilizzo saltuario del software, erano la causa di un numero enorme di richieste di supporto al customer care interno, fatte proprio dai dipendenti in cerca di aiuto per l’utilizzo del programma.
Grazie all’applicazione del chatbot al software, il sistema ha consentito di evadere più del 50% delle richieste in ingresso in maniera completamente automatica e di gestire la parte restante attraverso un sistema di ticket inviati al customer care centrale.
Altrettanto interessante è il caso della compagnia assicurativa svizzera La Mobilière per cui Indigo.ai ha creato una knowledge base strutturata in grado di mappare le richieste dei clienti e di classificarle automaticamente.
Il nostro obiettivo era aiutare La Mobilière a gestire le richieste dei propri clienti in modo più efficiente, risparmiando tempo e fatica a tutti coloro che sono coinvolti nelle attività di customer care.
Abbiamo quindi creato un sistema che aiuta a classificare l’enorme quantità di dati non strutturati provenienti dalle e-mail in arrivo. Il classificatore è in grado di etichettare automaticamente le e-mail attribuendo a ciascuna richiesta una specifica area di interesse e un argomento correlato.
Il sistema quindi, è anche in grado di elaborare le richieste e di estrapolare informazioni importanti sulle esigenze e sui comportamenti dei clienti, una fonte di informazioni preziosa per l’azienda che potrà essere d’aiuto nella pianificazione di svariate attività strategiche.
